![6 belangrijke stappen in het noodplan]()
Wanneer een calamiteit toeslaat, moet uw bedrijf voorbereid zijn met een gedetailleerd plan om weer operationeel te worden met minimale uitvaltijd. Hoe sneller u kunt herstellen van een onverwachte gebeurtenis, hoe minder uw werknemers, reputatie en bedrijfsresultaten er onder zullen lijden. Leer hoe u een effectief bedrijfscontinuïteitsplan (ook wel BCP genoemd) met risicorespons kunt maken om u te helpen uw normale bedrijfsvoering na een calamiteit of incident weer te continueren.
Wat is een continuïteitsplan?
Bedrijven zijn misschien niet in staat om alle scenario’s te voorspellen die de bedrijfsvoering kunnen verstoren, maar de bedrijfsleiding kan een routekaart opstellen, op basis van de risico's die aan een bedrijfsmodel zijn verbonden, om de verantwoordelijken tijdens een crisis te begeleiden.
Dat is exact wat een rampenplan (BCP) doet. Het biedt belangrijke informatie voor uw managementteam als houvast om tijdens een onverwachte gebeurtenis de normale activiteiten zo snel mogelijk te hervatten. Een noodplan helpt levens én apparatuur te beschermen, bespaart tijd en geld en versnelt bovendien de hersteltijd.
Wat zijn de voordelen van een continuïteitsplan?
We hebben de voordelen van een gedegen continuïteitsplan voor u op een rijtje gezet:
Tijd en geld besparen
Wanneer het management van tevoren een incidentplan ter beschikking heeft, kunnen ze sneller reageren op onverwachte situaties, waardoor de uitvaltijd wordt geminimaliseerd. Een continuïteitsplan kan werknemers en apparatuur in de meeste gevallen beschermen tegen schade en biedt bescherming voor uw bedrijfsresultaten.
Levens redden
Sommige rampen zijn levensbedreigend. Het hebben van een continuïteitsplan kan het management helpen om snel actie te ondernemen om gevaarlijke situaties te minimaliseren.
Snelle hersteltijd
Continuïteitsplannen verkorten de reactietijd en geven uw team de informatie die ze nodig hebben om sneller te herstellen van een incident.
Minimaliseren van schade
Een continuïteitsplan helpt het management om in het heetst van de strijd belangrijke beslissingen te nemen om de productieverlies tot een minimum te beperken.
Negatieve publiciteit vermijden
Hoe een bedrijf reageert op een onverwachte gebeurtenis is een cruciaal onderdeel van relatiebeheer. De bovenstaande voordelen van het continuïteitsplan kunnen de impact van een incident minimaliseren en negatieve publiciteit en reputatieschade verminderen of voorkomen.
6 belangrijke stappen in het continuïteitsplan
Met deze 6 stappen minimaliseert u de schade en de hersteltijd voor uw bedrijf.
Stap 1: Identificeer de belangrijkste risico's in uw bedrijfsmodel
Een noodplan moet beginnen met het identificeren van de belangrijkste risico's die een bedrijfsmodel kan hebben. Probeer hierbij in kaders te denken. Uitval van apparatuur, stilstand van personeel of het ontbreken van belangrijke reserve-onderdelen/materialen kunnen bijvoorbeeld allemaal onder de categorie productieverlies vallen. Hoewel u voor elk geïdentificeerd risico een uniek actieplan wilt maken, is het beter te overleggen met de verschillende disciplines binnen het bedrijf om eenduidig een actieplan te maken.
Categorieën die u mogelijks zou willen opnemen zijn:
- Natuurrampen
- Onopzettelijk door de mens veroorzaakte verstoringen
- Opzettelijk door de mens veroorzaakte verstoringen
- Uitval van kritische apparatuur
- Verstoring van hulpmiddelen
Zodra u de belangrijkste risico's voor uw organisatie heeft geïdentificeerd, kunt u een stappenplan maken, om uw bedrijf in elk scenario weer draaiende te krijgen. Dit is de basis van uw continuïteitsplan.
Stap 2: Kies een gespecialiseerde en betrouwbare herstelpartner
Nu u een idee heeft van tegen welke incidenten en risico's u uw bedrijf wilt beschermen, is het tijd om betrouwbare herstelpartners te kiezen. Deze partners zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het helpen van bedrijven om hun activiteiten zo snel mogelijk te hervatten nadat zich een onverwacht incident heeft voorgedaan. Ze kunnen diensten verlenen zoals het schoonmaken van faciliteiten, decontaminatie/reparatie/ reconditionering van apparatuur en nog veel meer. Ze zijn ook belangrijke partners om mee samen te werken tijdens het planningsproces voor een continuïteitsplan.
Deze professionals kunnen nuttig advies geven over een breed scala aan rampscenario's, waarvan sommige mogelijk niet zijn overwogen tijdens uw eigen risico-evaluatie. Ze hebben ook ruime ervaring met wat nodig is om snel van deze incidenten te herstellen. Zorg ervoor dat uw partner een 24/7 noodhulpteam heeft, want calamiteiten gebeuren niet altijd tijdens kantooruren.
Stap 3: Leer meer over uw community
Kennis van de omgeving is belangrijk om een effectief continuïteitsplan op te stellen. Onderzoek weertrends in het gebied en eventueel mogelijke natuurrampen. Begrijp hoe u contact kunt opnemen met alle lokale hulpdiensten, neem deze informatie op in uw noodplan en plaats het overal zichtbaar in de bedrijfssite, zodat werknemers in geval van nood niet naar contactgegevens hoeven te zoeken.
Bekijk de belangrijkste systemen van uw lokale gemeenschap (en die van uzelf) om te bepalen wat er nodig is om uw systeem draaiende te houden als er een storing is in het lokale gemeenschapssysteem. Het hebben van een stand-by generator op aardgas of een back-uppomp in geografische gebieden waar ondergrondse operaties en opslag zijn, kan van cruciaal belang zijn om de impact tijdens een storing in het lokale gemeenschapssysteem te minimaliseren.
Stap 4: Bepaal de behoeften van uw site voordat een ramp toeslaat
Denk goed na over de unieke behoeften van uw bedrijf terwijl u een continuïteitsplan opstelt. Door deze behoeften te documenteren, kunt u een beter plan maken voor elk risicoscenario. Begin met een eerste inspectie ter plaatse. Dit kan u op extra risico's wijzen waar in eerste instantie niet aan gedacht werd, terwijl het u ook helpt uw plan af te stemmen op de faciliteit zelf. Er zijn twee aanvullende overwegingen voor de locatie die u in uw noodplan zal willen opnemen:
- Toegangspunten door het hele gebouw. Maak een overzichtskaart van alle toegangspunten tot de site en vermeld welke deuren of toegangspunten zijn vergrendeld of beveiligd. Neem dit op in uw continuïteitsplan, zodat u dit indien nodig kunt delen met de hulpverleners.
- Routebeschrijving naar uw locatie. Voeg een lijst met duidelijke beschrijvingen van de route naar uw site toe, zodat werknemers deze informatie tijdens een crisis niet hoeven te onthouden. Zo kunnen hulpverleners u zo snel mogelijk lokaliseren.
Stap 5: Ontwikkel een snel realiseerbaar noodplan
Nu u mogelijke risico's hebt geïdentificeerd, weet welke impact de lokale leefomgeving op uw faciliteit kan hebben en een eerste inspectie ter plaatse heeft voltooid, is het tijd om het reactieplan op te maken en te documenteren. Denk aan zaken als een lijst met contactpersonen voor verhuur van apparatuur, een lijst met partners voor het herstellen van apparatuur, eventuele actiepunten voor een noodstop van de systemen, een PR-responsplan, enzovoort. Tevens is belangrijk om te weten of de verzekeringspolis afdoende dekking geeft. Een gedetailleerd rampenplan zal uw continuïteitsplan vervolledigen. Nadat het plan is opgesteld, moet het worden beoordeeld door alle belangrijke betrokken partijen voor feedback en mogelijke wijzigingen.
Stap 6: Leid sitemanagers en hun managementteams op
Zodra u een continuïteitsplan heeft gemaakt, moet u ervoor zorgen dat de juiste mensen hiervan op de hoogte zijn. Deel het met sitemanagers en laat ze het plan met hun teams doornemen, zodat de leidinggevenden toegang hebben tot het geschreven plan en het grondig begrijpen.
Plaats de contactgegevens op zichtbare plaatsen voor noodhulpteams en herstelexperts in de hele faciliteit, zodat werknemers weten waar ze deze informatie kunnen vinden. Geef ook aan hoe elk contactpunt kan helpen met apparatuur, informatie of noodhulp.
Bedrijven die op zoek zijn naar een herstelpartner voor opstal en inventaris, kunnen steeds contact opnemen met het AREPA-team. Wij kunnen u helpen uw bedrijf snel weer normaal te laten functioneren na elk incident. Met 24/7 services en responsteams over de hele wereld kunnen we er zijn wanneer u ons nodig heeft.
Advies
Benieuwd wat AREPA voor uw continuïteitsplan kan betekenen? Neem dan contact op met onze experts. Zij staan voor u klaar en adviseren u graag over de mogelijkheden.
